Die Produktivitätsmethode – Bringe Struktur in Deine To-Dos

Dass mehr Struktur dabei helfen kann, die eigene Produktivität auf das nächste Level zu bringen, weißt Du bestimmt bereits. Jedoch ist die Umsetzung nicht immer so einfach. Deshalb erhältst Du in diesem Artikel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine Methode für mehr Produktivität. Sie erleichtert Dir den Einstieg in ein effizienteres und strukturiertes Arbeiten. Das Vorgehen dieser Produktivitätsmethode basiert auf der „Productivity Method“, die die britische Unternehmerin und Influencerin Grace Beverley entwickelt hat. In ihrem Buch und auf YouTube erklärt sie, dass sie die Methode für sich selbst anwendet, um ihre To-Dos zu strukturieren und möglichst effizient zu arbeiten. Sie betrachtet die Methode auch als Art der  Selbstfürsorge, da sie dadurch mehr Zeit für Freizeit schafft, während sie alles erledigt, was sie schaffen möchte und muss. Die Methode vereint verschiedene Ansätze des Zeitmanagements. Im Folgenden erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie Du mithilfe dieser Produktivitätsmethode deine To-Dos strukturieren und Deine Produktivität optimieren kannst.

Überblick:

1. Die To-Do-Tabelle
2. Der Zeitplan
3. Die Aufgabenblöcke
4. Die Umsetzungsphase

Die Grundlage der Produktivitätsmethode ist eine To-Do-Tabelle. Sie kann für verschiedene Zeiträume erstellt werden, insbesondere eignet sie sich für einzelne Tage, aber auch Wochen oder Monate. Die Methode bietet Dir eine Möglichkeit, sowohl berufliche als auch private Anteile deines Alltags zu planen. In diesem Artikel zeigen wir Dir das Vorgehen für eine berufliche tageweise Planung in einem Bürojob. Für Deine persönliche tägliche Produktivitätsplanung kannst Du unsere kostenlose Vorlage nutzen.

Während To-Do-Listen weder Prioritäten noch den zeitlichen Umfang einzelner Aufgaben berücksichtigen, werden die To-Dos in der To-Do-Tabelle in dieser Methode für mehr Produktivität schon beim ersten Aufschreiben vorstrukturiert. Dabei wird zwischen Mini-To-Dos, Midi-To-Dos und Maxi-To-Dos unterschieden.

Mini-To-Dos sind To-Dos, die jeweils maximal 5 Minuten in Anspruch nehmen.

Midi-To-Dos sind To-Dos, die jeweils maximal 30 Minuten in Anspruch nehmen.

Maxi-To-Dos sind größere Projekte. Diese lassen sich jedoch meist in Midi-To-Dos untergliedern. Diese Midi-To-Dos schreibst Du am besten direkt unter das Projekt, um einen Überblick über den Arbeitsaufwand zu erlangen.

Wenn Du merkst, dass Du Schwierigkeiten dabei hast, einzuschätzen, wie viel Zeit Du für welche Aufgabe benötigst, arbeite zunächst andersherum und notiere Dir für einige Tage, wie lange Du mit jeder Aufgabe beschäftigt warst. Damit schaffst Du eine Orientierung für zukünftige Tagesplanungen.

Wenn Aufgaben oder Projekte Deadlines haben, kann es helfen, diese direkt daneben zu notieren. So weißt Du, wann Du diese einplanen musst, um sie rechtzeitig zu erledigen. Den Midi-To-Dos, die Maxi-To-Dos zugeordnet sind, ebenfalls persönliche Deadlines zu geben, kann Dir dabei helfen, kontinuierlich im Projekt fortzuschreiten. So vermeidest Du, das ganze Projekt innerhalb kürzester Zeit kurz vor Ablauf der Frist fertigstellen zu müssen.

Im nächsten Schritt bereitest Du Deinen Zeitplan vor. Dafür trägst Du alle festen Termine ein, die für den Tag anstehen.

Danach bist Du schon so weit, Deine Aufgaben in den Zeitplan einzutragen. Grundsätzlich empfehlen wir Dir hierfür, möglichst Zeiträume, in denen Du hochkonzentriert arbeiten muss und Zeiträume, in denen Du weniger Konzentration benötigst, abzuwechseln. Achte außerdem darauf, von vornherein Pausen einzuplanen. Deine Konzentration und damit auch Deine Effizienz beim Erledigen Deiner Aufgaben ist so viel höher, als wenn Du Dich dazu zwingst, ohne Pause durchzuarbeiten.

Und so erstellst Du Deinen Zeitplan:

Als erstes trägst Du Dir einen Zeitraum für die gebündelte Bearbeitung aller Mini-To-Dos ein. Wenn es innerhalb dieses Aufgabenblocks To-Dos gibt, die sich inhaltlich stark ähneln, lohnt es sich, diese direkt hintereinander zu bearbeiten. So musst Du im Kopf weniger von Aufgabenbereich zu Aufgabenbereich springen.

Als nächstes planst Du Deine wichtigsten Midi-To-Dos des Tages ein.

Beverley empfiehlt, pro Tag drei Midi-To-Dos herauszustellen, deren Erledigen dafür sorgt, dass Du den Tag als erfolgreich verzeichnen kannst. Das können To-Dos aus dem Midi-To-Dos-Feld oder die Unteraufgaben von Maxi-To-Dos sein. Bei der Auswahl Deiner 3 wichtigsten Aufgaben, solltest Du sowohl die Dringlichkeit als Du die Wichtigkeit berücksichtigen. Wenn es dir schwer fällt dich für 3 Aufgaben zu entscheiden, kann Dir die Eisenhower Matrix helfen, die wir Dir im Artikel für besseres Zeitmanagement vorgestellt haben. Mit ein bisschen Übung wird es Dir aber sicher leichter fallen, die wichtigsten To-Dos auszuwählen. Markiere Dir die 3 Aufgaben, für die Du Dich entschieden hast.

Nun kommen wir zum finalen Schritt Deiner Zeitplanung:

Bei der Produktivitätsmethode ist das Zusammenfassen ähnlicher Midi-To-Dos zu Themenblöcken entscheidend. Trage Dir ausreichend Zeit für die jeweiligen Aufgabenblöcke ein.

Thematische Blöcke können projektbezogen sein (siehe „Konzept neue Kampagne“) oder die Art der Aufgabe betreffen (siehe „Social Media Posts vorbereiten“).

Indem Du die Aufgaben in diesen Blöcken einplanst, vermeidest Du, wie schon bei den Mini-To-Dos, dass Dein Gehirn gedanklich springen muss und sich in kurzer Zeit immer wieder auf ein neues Themengebiet oder Aufgabenfeld konzentrieren muss.

Du fragst Dich, wie Du bei dieser Produktivitätsmethode mit Aufgaben umgehen kannst, die kurzfristig entstehen und noch am selben Tag erledigt werden müssen? Du kannst bestimmt grob einschätzen, wie häufig solche Situationen auftreten und wie viel Zeit Du für entsprechende To-Dos täglich einplanen solltest. Auch für Aufgaben, die sich spontan ergeben, kannst Du Dir Zeit einplanen. Sollte dann doch nichts aufkommen, was dringend erledigt werden muss, kannst Du diese Zeit nutzen, um Aufgaben zu erledigen, die Du bisher nicht für Deinen Tag eingeplant hattest. Ähnlich kannst Du mit Aufgaben vorgehen, die Du mehr als einmal am Tag erledigen möchtest, wie zum Beispiel Emails beantworten. Plane Dir so viele Zeiträume für diese Aufgaben ein, wie Du sie realistischerweise benötigst. Es wird Deiner Produktivität helfen, wenn Du spezifische Zeiträume dafür einplanst und Dich nicht jederzeit von Mails aus anderen Tätigkeiten reißen lässt.

Wenn es Dir möglich ist, empfehlen wir Dir, Mail-Benachrichtigungen sogar ganz zu deaktivieren, sodass sie Dich außerhalb der eingeplanten Zeiträume gar nicht ablenken.

Du hast Deinen Tag fertig geplant? Und jetzt?

Versuche, Dich an diesen Plan zu halten. Konzentriere Dich in den Phasen, die Du für eine bestimmte Aufgabe eingeplant hast, auf diese Aufgabe und versuche, sie im geplanten Zeitraum zu erledigen. Wenn Du für eine Aufgabe länger brauchst, entscheide, ob Du diese lieber beenden und Deinen Zeitplan verschieben möchtest, sodass Du an anderer Stelle eine To-Do nicht schaffst, oder ob Du diese Aufgabe an einem anderen Tag beenden möchtest. Erinnere Dich aber in jedem Fall daran, welche Aufgaben Du als „entscheidend für den Tag“ markiert hast. Diese haben Vorrang.

Wenn Du eine Aufgabe erledigt hast, kannst Du sie in der To-Do-Tabelle abhaken. Alle Aufgaben, die am Ende Deines Tages nicht abgehakt wurden, übernimmst Du in die Planung des darauffolgenden Tages. Wir empfehlen Dir, die Planung schon am Ende des vorherigen Arbeitstags zu vollziehen, zumindest schonmal die To-Do-Tabelle mit allem zu füllen, was Dir am Ende des Tages noch als offene Aufgaben im Kopf herumschwirrt. So kannst Du beruhigt abschalten, weil Du weißt, dass Du am nächsten Tag an alles Wichtige denken wirst.

In unserer Vorlage für die Produktivitätsmethode findest Du zusätzlich zu den genannten Feldern ein Feld für Notizen. Nutze dieses nach Belieben. Dir fällt sicher eine sinnvolle Verwendung ein.

Nahrungsergänzung für Konzentration und Aufmerksamkeit

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