Konzentration, Produktivität
Zeitmanagement – Zeit effektiv nutzen und Produktivität steigern.
Mai
Du hast neigst dazu, Aufgaben möglichst lange aufzuschieben? Du verzettelst Dich häufig und hast Schwierigkeiten damit, Deine Zeit einzuteilen und zu strukturieren? Damit bist Du nicht allein. In den verschiedenen Lebensbereichen häufen sich schnell die „To-Dos“ an. Wenn dadurch Stress entsteht, kann es immer schwieriger werden, den Überblick zu behalten, und anfallende Aufgaben zu bewältigen. In Zukunft soll es Dir leichter fallen, Deine Zeit effektiv zu nutzen. Deshalb haben wir einen Guide für besseres Zeitmanagement für Dich zusammengestellt. So kannst Du Deine Produktivität steigern und hast mehr Zeit für ausgleichende Aktivitäten:
Übersicht
Bevor Du Deine Zeit sinnvoll strukturieren kannst, benötigst Du zunächst einen Überblick über alles, was Du in nächster Zeit erledigen möchtest und musst. Das ist die Basis für gutes Zeitmanagement. Ob als Mind-Map oder als Liste, schreibe zunächst alle To-Dos und Ziele auf, die Dir einfallen. Dazu gehören sowohl berufliche Aufgaben als auch private Verpflichtungen, wie Familientreffen, Hobbys oder der Kontakt zu Freunden.
Nachdem Du alles niedergeschrieben hast, schaust Du Dir jeden einzelnen Stichpunkt an. Handelt es sich dabei um einen kleinen Zwischenschritt oder um ein großes Ziel? Organisiere Deine Stichpunkte so, dass Du größeren Zielen kleinere Zwischenziele zuordnest. Das hilft Dir später dabei, einzelne Aufgaben zu strukturieren und zu priorisieren.
Die SMART-Methode
Eine bekannte und effektive Regel für die Formulierung von Zielen ist die SMART-Methode. Dabei steht jeder Buchstabe des Wortes „SMART“ für eine Eigenschaft, die Dein Ziel haben sollte. Die Eigenschaften lauten wie folgt:
Spezifisch: Du solltest Dein Ziel möglichst präzise beschreiben.
Messbar: Es sollte auf Fakten basierend möglich sein, das Erreichen Deines Ziels nachzuvollziehen, bzw. Deinen Erfolg zu messen.
Attraktiv: Du solltest das Ziel so formulieren, dass Du weißt, weshalb Du es erreichen möchtest. Das hilft Dir bei der Motivation.
Realistisch: Außerdem motiviert es Dich, wenn das Ziel tatsächlich zu erreichen ist.
Terminiert: Indem Du Dir eine Deadline gibst, bis wann Du das Ziel erreicht haben möchtest, trägst Du zur Motivation bei und gibst Dir einen zeitlichen Rahmen, in dem eventuelle Zwischenschritte erreicht sein müssen.
Nachdem Du alle Ziele und Aufgaben und die dazugehörigen Zwischenschritt aufgeschrieben hast, ist es nun an der Zeit, diese zu priorisieren. Das ist der Teil von gutem Zeitmanagement, der vielen Menschen schwerfällt. Du solltest sowohl in Hinblick auf die zeitliche Dringlichkeit als auch in Bezug auf die Wichtigkeit entscheiden, welche Aufgaben zuerst bearbeitet werden sollten und welche noch Zeit haben.
Die Eisenhower-Matrix
Dafür kann die Eisenhower Matrix hilfreich sein. Sie berücksichtigt sowohl Dringlichkeit als auch Wichtigkeit und hilft Dir, zu entscheiden, welchen Aufgaben Du Dich zuerst widmen solltest. Eine solche Priorisierung kannst Du auch in mehreren Etappen machen, zum Beispiel zunächst für die „großen Ziele“ und dann im Anschluss für die jeweiligen Unterkategorien in einem bestimmten Zeitraum.
So nutzt Du die Eisenhower-Matrix:
Du zeichnest Dir die folgende Tabelle (händisch oder digital) oder ordnest Deine To-Dos den jeweiligen Feldern zu:
| Dringend | Nicht Dringend | |
| Wichtig | 1) Aufgaben, die zeitnah erledigt werden müssen und in jedem Fall (von Dir) erledigt werden müssen | 2) Aufgaben, die in jedem Fall erledigt werden müssen, aber noch etwas Zeit haben |
| Nicht Wichtig | 3) Aufgaben, die, wenn überhaupt, zeitnah erledigt werden sollten, jedoch nicht unbedingt von Dir | 4) Aufgaben, die nicht zeitnah erledigt werden müssen und auch nicht besonders wichtig sind |
Folgendermaßen solltest Du mit den unterschiedlichen Aufgaben verfahren:
- Erledigen – und zwar schnell
- Terminieren – damit Du weißt, wann die Aufgaben erledigt sein müssen und sie nicht ewig aufgeschoben werden
- Diese Aufgaben kannst Du erledigen, wenn Du nichts mehr aus dem ersten Feld zu tun hast. Alternativ kannst Du diese Aufgaben auch delegieren, also abgeben an andere Personen des betreffenden Lebensbereichs, wie Kollegen, Partner oder Freunde.
- Vergiss diese Aufgaben einfach. Du solltest keine Zeit mit ihnen verschwenden.
Du hast Dich erfolgreich damit beschäftigt, welche Aufgaben Priorität haben. Nun solltest Du Dir überlegen, wie viel Zeit Du für die jeweiligen Aufgaben benötigst, bzw. wie viel Zeit Du mit ihnen verbringen möchtest. Dabei solltest Du nicht nur maximale Produktivität, sondern auch Dein persönliches Wohlergehen beachten. Die Zeit, die Du Dir für Freizeitaktivitäten nimmst, ist nicht nur wichtig für Deine psychische und Deine körperliche Gesundheit, sondern auch für deine sozialen Beziehungen. Außerdem spiegelt sie sich langfristig in Deiner Konzentrationsfähigkeit und somit auch Deiner Produktivität wieder. Zeitmanagement bezieht also nicht nur die Zeit bei der Arbeit ein sondern auch Deine Freizeit.
Nun geht es darum, wann Du die Aufgaben, die Du schon nach Priorität sortiert hast, tatsächlich umsetzt. Auch wenn es Dir eigentlich widerstrebt, Deinen Alltag so detailliert durchzuplanen. Es kann es sein, dass Du davon profitierst und Dir dadurch sogar mehr Freizeit schaffst, als Du bisher hattest.
Auch hier arbeitest Du Dich wieder vom Groben ins Detail. Erstelle zunächst einen Zeitplan für das Erreichen Deiner einzelnen großen Ziele und ihrer Zwischenschritte. So weißt Du, welche Aufgaben in welcher Woche erledigt werden sollten. Dann planst Du auf Wochenebene, welche Aufgaben an welchem Tag erledigt werden sollen.
Schließlich planst Du die einzelnen Tage. Dabei solltest Du nicht zu weit im Voraus planen. Häufig kommen noch spontan Aufgaben dazu oder Zeitpläne können sich ändern. Viele Menschen profitieren aber davon, am Abend vor dem Schlafen gehen, den kommenden Tag durchzuplanen. Nutze dafür zum Beispiel unsere Tagesplaner-Vorlage. Du kannst sie beliebig oft ausdrucken oder digital ausfüllen und so Deinen Tag strukturieren.
Beachte bei Deiner Tagesplanung, dass Du immer Puffer einbauen solltest. So werfen Dich spontan aufkommende Aufgaben oder Termine, die plötzlich doch länger dauern, nicht aus Deinem Zeitplan. Außerdem solltest Du bewusst Pausen einplanen. Deine Konzentration wird darunter leiden, wenn Du versuchst, acht Stunden ohne Pause durchzuarbeiten. Zudem kann es hilfreich sein, Aufgaben, die erhöhte Konzentration erfordern, eher am Anfang des Tages zu erledigen. Unangenehme Aufgaben und abwechslungsreiche Aufgaben solltest Du miteinander abwechseln. Weitere Tipps für bessere Konzentration findest du in unserem Magazinbeitrag „6 einfache Tipps, mit denen Du Konzentrationsprobleme loswirst“.
Du hast Deinen Tag geplant und Deine Zeit strukturiert. Nun ist es wichtig, dass Du Dich an Deinen eigenen Plan hältst, damit Du tatsächlich produktiver bist und Deine Zeit effektiver nutzt. Vermeide dafür Multitasking und fokussiere Dich auf jene Aufgaben, die Du für den aktuellen Zeitraum eingeplant hast. Notiere Dir aufkommende Gedanken oder To-Dos, damit Du sie nicht vergisst und sie, je nach Priorität, später in Deinen Zeitplan integrieren kannst. Am besten reduzierst Du alle möglichen Ablenkungen auf ein Minimum. Das geht zum Beispiel, indem Du für bestimmte Arbeitsphasen Deine Mail- oder Smartphone-Benachrichtigungen deaktivierst und deinen Arbeitsplatz aufräumst und organisierst.
Die wichtigsten Aspekte eines guten Zeitmanagements sind also das Formulieren Deiner Ziele, das Setzen Deiner Prioritäten, das Strukturieren Deiner Zeit und die disziplinierte Umsetzung Deines persönlichen Zeitplans. Nutze die Tools, die Dir zu Verfügung stehen, um die genannten Methoden möglichst gut in Deinen Alltag zu integrieren. Es gibt auch viele Apps und Programme, die Dein Zeitmanagement verbessern können und so dazu beitragen, dass Du Deine Zeit effektiv nutzt und Deine Produktivität verbesserst.
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